Odstavec předpisu 62/2001 Sb.
Vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu
§ 13

(1) Pro každý případ vedený v rejstříku podstat se založí a vede samostatný dokladový spis. Označuje se pořadovým číslem případu dle rejstříku podstat a rokem, v němž byl případ zapsán do rejstříku podstat. Jednotlivé listy dokladového spisu se číslují v časovém sledu a jeho obsah se průběžně vede na samostatném listu. Do dokladového spisu se zakládají veškeré písemnosti k případu.

(2) Poté, kdy s majetkem předepsaným způsobem naloží (§ 15 odst. 2 a 3 zákona) a vypořádá případně na stát přešlé dluhy (§ 41 zákona), nejdéle však při skončení doby uvedené v ustanovení § 15 odst. 4 zákona, organizační složka vyhotoví a do dokladového spisu zařadí závěrečnou sestavu majetku. V závěrečné sestavě majetku vyčíslí celkovou hodnotu státem původně získaných aktiv, celkovou hodnotu dosud skutečně přijatých plnění a výnosů z prodeje majetku a celkovou hodnotu dosud státem vypořádaných dluhů; současně uvede výši s tím souvisejících dosud vynaložených nákladů.

(3) Dokladový spis se uzavře po ukončení všech úkonů nezbytných pro naložení s majetkem, vymožení pohledávek a vypořádání dluhů a po úhradě nákladů s tím spojených. Nelze-li dokladový spis takto uzavřít ani ve lhůtě stanovené v ustanovení § 15 odst. 4 zákona, pokračuje se dále v jeho vedení podle potřeby. Tato skutečnost se poznamená v rejstříku podstat a současně se v seznamu, popisu a ocenění majetku uvede, se kterými položkami bude nadále organizační složka příslušná hospodařit podle ustanovení § 9 zákona. Pokračováním ve vedení dokladového spisu není dotčen postup podle ustanovení § 14 odst. 2 zákona; při zavedení majetku do účetnictví se použije údaj o jeho ocenění podle dosavadní operativní evidence.

(4) U věcí ve skladu, jakož i věcí (klíčů) v trezoru (bezpečnostní schránce), s nimiž organizační složka bude nadále příslušná hospodařit podle ustanovení § 9 zákona, se o tom do skladní knihy (do přehledu o pohybu klíčů) učiní poznámka. Pokud dojde k převzetí těchto věcí jiným útvarem (vnitřní organizační jednotkou) v rámci příslušné organizační složky, evidence ve skladní knize (v přehledu o pohybu klíčů) se ukončí.

(5) S uzavřením dokladového spisu dává písemně souhlas vedoucí zaměstnanec útvaru, v jehož rámci je dokladový spis bezprostředně veden. Souhlas s uložením a archivací dokladového spisu dává písemně vedoucí zaměstnanec podle ustanovení § 8 odst. 1.